Folgende allgemeine Vertragsbedingungen werden von der Agentur Steffen Stoltmann Events & Regie (nachfolgend kurz Agentur genannt) dem Auftraggeber überlassen und werden Inhalt der vertraglichen Vereinbarungen: 

§1 Geltungsbereich 

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Leistungen von Steffen Stoltmann Events & Regie (nachfolgend „Agentur“) gegenüber dem Auftraggeber. 

(2) Abweichende Bedingungen des Auftraggebers werden nicht anerkannt, es sei denn, die Agentur stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu. 

(3) Diese AGB gelten auch für alle zukünftigen Geschäftsbeziehungen. 

§2 Vertragsschluss 

(1) Angebote der Agentur sind freibleibend und unverbindlich. 

(2) Ein Vertrag kommt durch schriftliche Bestätigung des Angebots (auch per E-Mail) zustande. 

(3) Mit Auftragserteilung erkennt der Auftraggeber diese AGB an. 

§3 Leistungen der Agentur 

(1) Die Agentur erbringt Leistungen in den Bereichen Eventmanagement, Eventregie (Show Calling), Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen. 

(2) Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus Angebot, Konzept und/oder Leistungsbeschreibung. 

(3) Änderungen und Erweiterungen des Leistungsumfangs bedürfen der Abstimmung und werden gesondert berechnet. 

§4 Zahlungsbedingungen 

(1) Alle Preise verstehen sich netto zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer. 

(2) Die Vergütung erfolgt wie folgt: 

• 50 % der Auftragssumme bei Vertragsabschluss
• 50 % der Auftragssumme zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Veranstaltungsende

(3) Zusatzleistungen, die nicht im ursprünglichen Angebot enthalten sind, werden gesondert berechnet. 

(4) Bei Zahlungsverzug ist die Agentur berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe zu berechnen. 

(5) Ein Skontoabzug wird nicht gewährt. 

§5 Fremdleistungen / Drittanbieter 

(1) Die Agentur ist berechtigt, Leistungen Dritter im Namen und auf Rechnung des Auftraggebers zu beauftragen. 

(2) Fremdkosten sind insbesondere Kosten für: 

• Softwarelizenzen
• Technikdienstleister
• Personal / Freelancer
• Locations, Catering und sonstige Dienstleister

(3) Diese Fremdkosten werden gesondert berechnet. 

§6 Stornierung / Rücktritt 

(1) Im Falle einer Stornierung durch den Auftraggeber sind 80 % des gesamten Auftragsvolumens zu zahlen. 

(2) 20 % des Auftragsvolumens werden dem Auftraggeber gutgeschrieben und können für ein Folgeprojekt verwendet werden. 

(3) Bereits beauftragte Fremdleistungen sind in jedem Fall zu 100 % vom Auftraggeber zu tragen. Eine Stornierung oder Reduzierung dieser Kosten ist ausgeschlossen. 

(4) Maßgeblich für den Zeitpunkt der Stornierung ist der Eingang der schriftlichen Erklärung. 

§7 Projektverschiebung (Terminänderung) 

(1) Eine Verschiebung der Veranstaltung durch den Auftraggeber bedarf der schriftlichen Abstimmung mit der Agentur. 

(2) Bereits erbrachte Leistungen bleiben in vollem Umfang vergütungspflichtig. 

(3) Die Agentur bemüht sich, den Ersatztermin wahrzunehmen, kann jedoch keine Verfügbarkeit garantieren. 

(4) Kann die Agentur den Ersatztermin nicht wahrnehmen, gilt dies nicht als Kündigung durch die Agentur. Bereits erbrachte Leistungen und angefallene Kosten sind vollständig zu vergüten. 

(5) Bereits beauftragte Fremdleistungen sind vom Auftraggeber gemäß den Bedingungen der jeweiligen Dienstleister zu 100 % zu tragen. 

(6) Eine Verschiebung wird wirtschaftlich nicht als Stornierung, sondern als fortgeführtes Projekt behandelt. 

§8 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers 

(1) Allgemeine Mitwirkungspflichten
 Der Auftraggeber stellt sicher, dass alle für die Durchführung notwendigen Informationen, Unterlagen und Entscheidungen rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden.
 Dies umfasst insbesondere: 

• Ansprechpartner mit Entscheidungsbefugnis
• erforderliche Freigaben (Konzept, Ablauf, Inhalte, Technik)
• Zugang zu Locations und Dienstleistern
• projektrelevante Informationen und Briefings

(2) Datenbereitstellung / Teilnehmermanagement
 Der Auftraggeber stellt alle für das Projekt erforderlichen Daten vollständig, korrekt und rechtzeitig bereit.
 Dies umfasst insbesondere: 

• Verteilerlisten
• Teilnehmerdaten / Datensätze
• Einladungsverteiler
• Akkreditierungs- und Gästelisten

(3) Datenschutz / Auftragsverarbeitung (AVV)
 Sofern die Agentur im Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. 

Die Agentur handelt als Auftragsverarbeiter und ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag des Auftraggebers. 

Die Standard-AVV von Steffen Stoltmann Events & Regie gilt als vereinbart, sofern keine abweichende Vereinbarung getroffen wird, und wird dem Auftraggeber auf Wunsch zur Verfügung gestellt. 

Gesonderte oder projektbezogene AVVs werden nur im Einzelfall geschlossen. 

Der Auftraggeber bleibt Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und stellt sicher, dass alle übermittelten Daten rechtmäßig erhoben wurden und verarbeitet werden dürfen. 

(4) Folgen fehlender Mitwirkung
 Verzögerungen aufgrund fehlender, verspäteter oder fehlerhafter Mitwirkung gehen nicht zu Lasten der Agentur. 

Entstehender Mehraufwand (z. B. Abstimmungen, Umplanungen, Datenbereinigung) wird gesondert berechnet. 

Die Agentur haftet nicht für Einschränkungen im Projektablauf, Verzögerungen oder rechtliche Risiken, die aus 

• unzureichender Mitwirkung,
• fehlerhaften oder verspätet bereitgestellten Daten oder
• unzulässiger Datenverarbeitung durch den Auftraggeber
   resultieren.

§9 Durchführung der Veranstaltung 

(1) Die Durchführung erfolgt auf Basis des abgestimmten Konzepts und Ablaufplans. 

(2) Die Agentur ist in der künstlerischen und organisatorischen Umsetzung frei, soweit nichts anderes vereinbart ist. 

(3) Der Auftraggeber stellt sicher, dass alle erforderlichen Genehmigungen, Freigaben und Rahmenbedingungen vorliegen. 

§10 Haftung 

(1) Die Agentur haftet nur für Schäden, die auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Verhalten beruhen. 

(2) Die Haftung ist auf die Höhe des vereinbarten Honorars begrenzt. 

(3) Für Leistungen Dritter übernimmt die Agentur keine Haftung. 

(4) Das Veranstaltungsrisiko (insbesondere Wetter, behördliche Auflagen, Besucherverhalten) trägt der Auftraggeber. 

§11 Höhere Gewalt 

(1) Bei Ereignissen höherer Gewalt (z. B. Unwetter, behördliche Anordnungen, Ausfall von Leistungsträgern) entfallen die Leistungspflichten der Agentur. 

(2) Bereits erbrachte Leistungen sind in diesem Fall vom Auftraggeber zu vergüten. 

§12 Urheberrecht und Nutzung 

(1) Konzepte, Ablaufpläne und sonstige kreative Leistungen bleiben geistiges Eigentum der Agentur. 

(2) Eine Nutzung oder Weitergabe an Dritte bedarf der vorherigen Zustimmung der Agentur. 

§13 Referenzen 

Die Agentur ist berechtigt, den Auftraggeber sowie das Projekt zu Referenzzwecken zu nennen, sofern keine anderslautende Vereinbarung getroffen wurde. 

§14 Schlussbestimmungen 

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. 

(2) Gerichtsstand ist Berlin, soweit gesetzlich zulässig. 

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.